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分析:ERP軟件評估 風險如何規避?(二)
作者: 胡自新   

  

  3、考察軟件的成熟程度

  ERP軟件包是一個大型的、復雜的軟件,程序中的關聯錯綜復雜。任何一個軟件包都不可避免地存在著缺陷和錯誤,只是程度的不同。企業應用ERP能否順利地取得成功,與ERP軟件的質量和軟件的可靠性有很大的關系。因此,企業在選擇ERP軟件的時侯,要認真考慮該軟件是否成熟可靠,這是企業選擇ERP軟件的一個重要標準。ERP是一個管理應用軟件,它的成熟度自然與它在企業實際應用的程度有關。ERP軟件在開發成功以后,除了要經過嚴格的試驗室測試以外,更重要的是要經過在企業中的反復應用的過程中進行不斷的磨練,通過對錯誤和缺陷的不斷修改和補充,使軟件的可靠性和成熟度不斷得到提高。試驗室測試通是常通過人為設計的程序和模擬數據進行的,具有一定的局限定性。而在企業現場中的實際應用,軟件會經受到大量的實際數據和復雜的業務流程的考驗,這是試驗室條件不能比擬的。所以,企業在選擇ERP軟件時,必需考查該軟件公司的歷史和經歷,考查該軟件包的形成和發展過程,以及應用的客戶數和應用效果的評價,并且考查該軟件商軟件版本維護的機制。一般來講,通過大量客戶工程化考驗軟件的質量和可靠性要高一些,企業要盡量避免成為不成熟產品的試驗場。

4、考察該軟件商ERP軟件的實施經驗和能力

  企業要想成功實施ERP系統,在選擇ERP軟件供應商時除了要認真考察該公司提供的ERP軟件產品,還要重視對該公司實施ERP能力和經驗的考察。由于ERP系統的復雜性,在實施的過程中牽涉面大,要比其它的應用軟件實施起來困難得多。同時,ERP系統涉及的新知識和新技術較多,特別對我國企業來說,ERP屬于新生事物,企業中缺乏ERP的專業人才。因此,在實施過程中需要ERP提供商在技術上的大力支持,特別是對ERP項目的組織和實施技術更為重要。為做到這一點,大型的ERP供應商(特別是國外公司),一般都有若干專業的咨詢公司為該軟件做專門的咨詢和實施服務,但對我國大多數的中小型ERP軟件公司來說當前還做不到這一點。因此,要求這些公司不但提供ERP軟件產品還必須具有ERP咨詢和實施服務的能力。企業在尋找ERP建設的合作伙伴時,不但要求其軟件好,要更關注該公司是否具備較強的咨詢和實施力量,還要考查該公司咨詢實施的經歷和業績。

  ERP系統的實施也可以說是一種藝術,管理咨詢和實施服務人員對ERP系統的經驗和對企業現場管理的理解程度,對ERP實施有著重要的影響。ERP是一個巨大的知識寶庫,如何把這些豐富的功能,結合企業管理現場的實際充分地加以運用起來,就會取得可喜的效果。這正如醫生看病一樣,一個優秀的醫生如果只有醫學理論知識是不夠的,還要有大量的臨床經驗。醫生的經驗越多,他為病人的診斷就越準確,治療方就案就越有針對性,治療效果就越好。同樣的道理,在ERP系統實施的過程中,只有具有豐富咨詢和實施經驗的專家,才能為企業現行管理做出確切而中肯的診斷,才能提出優秀的解決方案,才能成功地進行系統實施。因此,企業在選擇ERP合作伙伴時,要特別重視對實施經驗和效果的考查,要走訪該公司的成功和失敗的客戶,多聽聽客戶的反映,吸取其成功的經驗和總結失敗的教訓,保證ERP實施成功。

5、選擇軟件模塊不要只看表面,要看實際功能

  由于我國ERP的開發與應用還在初級階段,國內市場上銷售的ERP軟件產品在功能上和各功能解決問題的深度上都有很大差別。一般來看,MRPII系統的傳統功能,如進銷存、財務、生產等各軟件都比較完整。但在新發展起來的一些ERP功能,如JIT(準時生產)、CRM(客戶關系管理)、SCM(供應鏈管理)、DSS(決策支持)等,或者缺乏,或者功能不完善。這可能是由于某些軟件商的開發歷史較短,應用的經驗不足;同時,也由于ERP的這些新功能目前還缺乏通用的標準,這樣必然引起ERP軟件商在定義這些新功能時的混亂。因此,為企業選擇這些功能時造成很大困難。

  在選擇這些功能時,不要只看表面,要看該模塊實際上能解決什么問題,特別是能否解決企業需要解決的問題。例如,決策支持是ERP系統“能動性”功能之一。在傳統MRPII的決策是面向結構化問題的決策,它所解決問題的決策過程的環境和原則是能用明確的語言描述的。而在ERP中決策支持功能增加了新內容,它要求對企業經營管理中大量的非結構化和半結構化的決策問題提供解決方案。如新產品開發、投資決策、企業并購等決策。因此,企業在選擇和評價ERP軟件的決策功能時,不能只從該功能的表面上看,而首先要確認企業所需決策問題的框架,進而檢查軟件提供的決策功能能否解決這些問題。其它的功能如JIT、CRM、SCM等在各ERP軟件提供的功能也存在很大差異,企業同樣要給予注意。

  但是,更重要的一點,企業在考查這些軟件功能的時侯,千萬不要忽視該軟件商實施這些軟件的經驗和這些模塊應用的效果。有些軟件供應商在功能清單上雖然也列出了這些模塊的介紹,但并沒有在客戶現場中應用,技術服務人員對這些模塊的理解還局限在概念上,對這些新興功能在企業現場應用缺乏實踐經驗。這對該系統成功實施造成一定困難。

三、ERP軟件評估的過程

1、成立軟件評估小組或評估委員會

  該組織應包括企高層決策人員、管理一線的管理人員(最終用戶)、IT技術人員、咨詢顧問等。參與選型的管理人員要具有代表性,要覆蓋企業將要使用ERP軟件的各部門。在這里特別要注意的是,切忌把選擇ERP軟件的工作只看為計算機技術人員的事,企業其它人員不關心此事,這樣會產生偏差,選定的軟件包也不會被全體人員所接受。在選型階段如果聘請具有豐富ERP知識和實施經驗的咨詢顧問是很有益處的,他不但能幫助企業了解ERP知識,還可以站在較客觀的立場上評價軟件和幫助企業選擇好軟件。

2、預審查階段

  當企業決定購買ERP軟件以后,首先碰到難題就是如何面對成百上千的各種規模和風格的ERP軟件產品,這些軟件供應商都宣稱自己公司的軟件包最適合企業的需求,都會對企業的ERP項目報以極大的熱情。企業要在這大量的ERP軟件包中選擇出適合自己的軟件是一件很困難的事。如果要對這大量的軟件一一去詳細考查,會花費大量時間和精力。因此,在正式評估軟件以前必須對著大量軟件先進行預審查,把待選的軟件限制在五家以下。在預審查階段,將那些根本不適合自己的軟件淘汰掉。

3、建立評估標準

  在正式進行軟件評估之前,企業要建立ERP軟件的評估標準,以便對經過預選后選出的幾種軟件包進行評估。評估標準體現了企業實現管理信息化的需求和企業對ERP軟件產品以及軟件供應商最關心的問題。制作這個標準可以促使企業在選擇軟件前對自己的需求和存在的問題進行深思熟慮地思考,以避免錯誤和遺漏。同時,有了這個標準可以使各參選的ERP軟件公司在公平的條件下參與竟爭,使其軟件可在同一標準下進行評價。評價標準可以用問題列表的形式,并根據問題的重要性不同給予不同的權重。評價標準可由兩部分組成,其一,是對軟件供應商共性問題的考查,如公司歷史、規模、軟件適用的行業、已有用戶數、實施的效果、實施方法、運行環境、售后服務、軟件版本升級、培訓承諾、報價等等。其二,考查ERP軟件提供的功能是否能滿足企業的需求,這部分問題因企業不同而異,在企業管理信息化規劃和需求分析的基礎上,結合企業的特點提出企業本身最關鍵的問題和最關心的功能。

4、軟件評估過程

  通過預選階段選定了幾個軟件包,就可以進行軟件的正式評估了。首先,要通知選中的ERP供應商進行答辯和演示準備,并將企業的需求分析報告和企業關心的問題發放給供應商以便準備。企業可以采用招標方式或企業內部評審方式。不管什么方式,最終目的是選擇一個適合自己的、相對優秀的軟件。特別要注意防止評選過程走過場。有的招標會搞的轟哄烈烈,請的專家很多、很知名,但由于這些專家不可能在短時間對企業的現狀和企業的需求很了解,必然影響評標的質量。這樣不如由企業內部組織精選出來的評估小組(可外聘ERP專家參加)進行評估。這樣的評估小組對自己企業的需求很了解,在加上外聘ERP專家的幫助,會有很好效果。評估小組在聽取軟件供應商介紹和演示以后,可以進行充分討論,在討論的基礎上進行評分。在聽取軟件供應商口頭介紹后,如果條件允許,盡量安排到各軟件供應商的已有用戶去實地考查。通過用戶了解該軟件真實的使用情況。通過軟件評估過程最終選中最好、最合適的ERP軟件包。

分析:ERP軟件評估 風險如何規避?(一)

來源:計世網

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